TIETOSUOJASELOSTE ASIAKKAILLE
Tämä on Snowpark Parran (Vapaa-ajankeskus Parra Oy, y-tunnus 0761616-6) tietosuojaseloste, jossa kerrotaan miten asiakkaiden henkilötietoja käsitellään.
Selosteessa kerrotaan myös millaisia oikeuksia ja vapauksia asiakkaalla on henkilötietojen käsittelyyn liittyen.
Seloste pidetään nähtävillä Snowpark Parran verkkosivuilla ja se annetaan pyynnöstä asiakkaan tutustuttavaksi myös kassalla. Siihen linkitetään asiakkaille tarkoitetuissa sähköpostiviesteissä. Seloste tarkistetaan vuosittain ja päivitetään tarpeen mukaan.
Seloste on päivitetty 25.10.2023.
Saman sisältöinen tietosuojaseloste on luettavissa sekä Snowpark Parran verkkosivuilla että Snowpark Parran verkkokaupan sivustolla.
1. MIKSI HENKILÖTIETOJA KERÄTÄÄN?
Henkilötietoja kerätään, jotta voidaan toteuttaa asiakkaan kanssa tehty sopimus verkkokaupan tilauksesta, kausikortista, välineiden vuokrauksesta, hiihdonopetuksesta tai muusta vastaavasta ostosta tai varauksesta.
Kussakin tilanteessa kerätään vain siinä välttämättä tarvittavat henkilötiedot. Palvelua ei voida toteuttaa ilman että asiakas antaa pyydetyt tiedot. Jos jokin pyydetyistä tiedoista on vapaaehtoinen, tämä ilmaistaan erikseen.
Tietoja käytetään asiakaspalvelun edellyttämiin yhteydenottoihin. Jos henkilötietoja on tarkoitus käyttää markkinointiviestintään, kuten uutiskirjeen lähettämiseen asiakkaan sähköpostiin, tähän kysytään asiakkaalta erikseen nimenomainen suostumus.
Jos verkkokaupan kautta on mahdollista tilata muiden kauppiaiden kuin Snowpark Parran tuotteita, Snowpark Parra ei millään tavoin tallenna asiakasrekisteriinsä näihin tehtyjä tilauksia tai niihin liittyviä tietoja.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon. Tietoja voidaan käyttää profilointiin.
2. MITÄ TIETOJA KERÄTÄÄN?
Eri tarkoituksiin kerätään eri henkilötietoja. Kukin näistä palveluista muodostaa oman rekisterinsä. Alla on seloste kustakin rekisteristä (suluissa rekisteristä käytettävä nimitys).
2.1. ASIAKKAAT, JOTKA TEKEVÄT OSTON VERKKOKAUPASSA TAI ANTAVAT TILAUKSEENSA HENKILÖTIETOJA KASSALLA (SNOWPARK PARRAN JOHKU-KAUPAN ASIAKASREKISTERI)
etu- ja sukunimi
osoite
postitoimipaikka
maa
puhelinnumero
sähköpostiosoite
henkilötunnus (vain yksityinen laskutusasiakas)
tilauksen lähdesivu
Yrityksistä rekisteröidään lisäksi
yrityksen nimi
Y-tunnus
verkkolaskuosoite
välittäjätunnus
viite
merkki
Hiihdonohjaukseen varauksen tekevistä asiakkaista rekisteröidään lisäksi
opetukseen osallistuvien etunimet ja lasten osalta myös ikä
puhelinnumero, josta tilaajan tai muun lapsista huolehtivan aikuisen tavoittaa opetusaikana
Asiakkaalla on mahdollisuus antaa vapaamuotoisesti myös muita aiheelliseksi katsomiaan tietoja verkkokaupan ostonäkymän Lisätietoja-kentässä. Hiihdonohjauksen osalta nämä tiedot voivat olla tietoja opetukseen osallistuvien taitotasosta, tai esimerkiksi oppimistilanteeseen vaikuttavasta erityisen tuen tarpeesta.
2.2. ASIAKKAAT, JOTKA LUNASTAVAT KAUSIKORTIN (KAUSIKORTTILISTA, SÄHKÖISET KAUSIKORTIT)
etu- ja sukunimi
kasvokuva
syntymävuosi (ei henkilötunnusta)
puhelinnumero (alle 15-vuotiaalta huoltajan puhelinnumero)
2.3. ASIAKKAAT, JOTKA VUOKRAAVAT VÄLINEITÄ (PAPERISET VUOKRAUSLOMAKKEET, RYHMIEN VUOKRAUSLISTAT)
etu- ja sukunimi
kengännumero, pituus ja paino
sopimuksen tekijän allekirjoitus (voi olla esimerkiksi huoltaja)
henkilötunnuksia ei kerätä, mutta asiakkaalla on velvollisuus pyydettäessä todistaa henkilöllisyytensä esimerkiksi henkilökorttia näyttämällä
Ryhmien (esimerkiksi koulut) vuokratessa välineitä riittää nimen osalta etunimi, jos se voidaan erehtymättä yhdistää henkilöön ryhmän sisällä (esimerkiksi luokan tunnuksen avulla). Allekirjoituksia ei ryhmävarauksissa pyydetä. Ryhmävarauksissa ei myöskään pyydetä todistamaan henkilöllisyyttä.
2.4. ASIAKKAAT, JOTKA TEKEVÄT VARAUKSEN ESIM. RYHMÄLLE (RYHMIEN VARAUSKALENTERI)
tilaajan etu- ja sukunimi
tilaajan sähköpostiosoite
tilaajan puhelinnumero
2.5. ASIAKKAAT, JOILLE LÄHETETÄÄN LASKU (MYYNTIRESKONTRA)
tilaajan etu- ja sukunimi
tilaajan kotiosoite (tai tilaavan yhteisön osoite)
tilaajan sähköpostiosoite
tilaajan puhelinnumero
Jos osto tapahtuu maksusitoumuksella, saattaa maksusitoumuspaperi sisältää myös muita, maksusitoumuksen antajan siihen merkitsemiä tietoja (kuten henkilötunnus).
2.6. ASIAKKAAT, JOTKA TIEDUSTELEVAT VIESTIVÄLINEIDEN KAUTTA (KUTEN SÄHKÖPOSTILAATIKOT, PUHELIN)
sähköpostiosoite tai puhelinnumero
nimi ja muut mahdolliset tiedot, joita asiakas viestissä antaa
Nämä tiedot tallentuvat puhelin- ja sähköpostipalveluiden historiatietoihin, vaikka niitä ei erityisesti muuten käsiteltäisi.
2.7. UUTISKIRJEEN TILAAJAT (UUTISKIRJE-OSOITTEISTO)
sähköpostiosoite
3. MITEN TIETOJA KERÄTÄÄN?
Tiedot kerätään lähes yksinomaan asiakkaalta henkilökohtaisesti, tai lasten osalta huoltajalta tai muulta lapsesta huolehtivalta aikuiselta (kuten opettajalta). Poikkeuksena ovat puhelinnumerot, joita saatetaan etsiä esimerkiksi Fonectasta, jos se asiakkaan tavoittamiseksi erityisessä tilanteessa on tarpeen.
4. KENELLÄ ON PÄÄSY TIETOIHIN?
Tietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joiden työtehtävään ne suoraan liittyvät. Esimerkiksi hiihdonopetuksen varauskalenteria käyttävät myynnistä vastaavat henkilöt, kassatyöntekijät sekä hiihdonohjaajat. Pääsy tietoihin on tarvittaessa myös Johku-verkkokaupan (Aptual Commerce Oy:n) teknisellä ylläpitohenkilöstöllä.
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, eikä ulkopuolisilla ole pääsyä tietoihin. Poikkeus tästä ovat kirjanpitoon sisältyvät asiakirjat kuten laskut, jotka ovat myös kirjanpitotoimiston ja yhtiön tilintarkastajan käytettävissä.
Lain edellyttämissä tapauksissa tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille lakiin perustuvien tietopyyntöjen perusteella, mikäli viranomainen näin vaatii.
5. MITEN JA MISSÄ TIETOJA SÄILYTETÄÄN?
Tiedot säilytetään lähes yksinomaan digitaalisessa muodossa. Työntekijä, jonka työtehtävään tiedot liittyvät pääsee tietoihin henkilökohtaisesti saamansa linkin kautta, tai vaihtoehtoisesti yrityksen laitteen kautta. Digitaaliset järjestelmät on suojattu salasanoilla. Yrityksen laitteet on suojattu salasanalla, F-Securen palveluilla sekä muilla tavanomaisilla turvatoimilla.
Kirjanpitoaineistoon sisältyvät tiedot säilytetään vain sähköisessä muodossa.
Koska Snowpark Parra käyttää tiedon käsittelyyn Googlen palveluita, tietoja saatetaan säilyttää myös EU:n ja ETA-alueen ulkopuolella sijaitsevilla palvelimilla. Käytämme Euroopan komission hyväksymiä tietojen siirtomekanismeja, kuten mallisopimuslausekkeita.
Johku-verkkokaupan rekisteri sijaitsee Johku-palvelussa ja tietojen käsittelijänä toimii Aptual Commerce Oy. Laajemmin Johku-palvelun tietosuojaperiaatteista: johku.fi/fi/tietosuoja
Välineiden vuokraussopimukset tehdään pääosin paperisina, ja ne säilytetään vuokraamossa henkilökunnan hallussa. Laskettelukauden päätyttyä paperiset asiakirjat siirretään Snowpark Parran toimistoon säilytystä ja myöhempää hävittämistä varten.
6. MITEN KAUAN TIETOJA SÄILYTETÄÄN?
Tietoja säilytetään niin kauan kun asiakkaalla ja Snowpark Parralla on voimassa oleva keskinäinen sopimus ja/tai suostumus.
Snowpark Parran Johku-verkkokaupan asiakasrekisterissä olevia tietoja ei erikseen poisteta ilman asiakkaan nimenomaista pyyntöä. Muut sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot hävitetään laskettelukauden päättymistä seuranneen neljännen kalenterivuoden syksyllä (säilytysaika 4,5-5 vuotta).
Paperiset henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään (silppuamalla tai muulla vastaavalla tavalla) laskettelukauden päättymistä seuraavan kalenterivuoden syksyllä (säilytysaika 1,5-2 vuotta).
Jos jokin lainsäädäntö kuten kirjanpitolaki edellyttää joidenkin tietojen säilyttämistä pidempään kuin yllä on mainittu, niitä säilytetään sen vaatimusten mukaisesti.
Tilastointia varten tietoja voidaan anonymisoida, eli poistaa niistä esimerkiksi nimi ja muut sellaiset tiedot, joista henkilön voisi tunnistaa. Anonymisoidut tiedot eivät ole enää henkilötietoja ja niitä voidaan säilyttää pidempään.
Sähköpostitse tai puhelimitse tulleissa yhteydenotoissa olleet yhteystiedot säilyvät palveluiden historiatiedoissa eikä niitä lähtökohtaisesti poisteta lainkaan, jollei asiakas niin erikseen vaadi.
Uutiskirjeiden tilaajien sähköpostiosoite säilytetään niin kauan kunnes saaja pyytää poistamaan osoitteensa rekisteristä.
7. MITKÄ OVAT OIKEUTESI ASIAKKAANA?
Asiakkaalla on oikeus saada nähtäväkseen, mitä tietoja hänestä on kerätty. Hänellä on oikeus vaatia tietojen korjaamista tai täydentämistä.
Asiakkaalla on myös oikeus vaatia tietojensa poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”), jos niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joihin ne alun perin kerättiin. Tietoja ei kuitenkaan tarvitse poistaa, jos niiden käsittely on tarpeen esimerkiksi yritystä koskevan, lainsäädäntöön perustuvan velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Asiakkaalla on oikeus kieltää tai sallia tietojensa käsittely markkinointitarkoituksissa. Kuten edellä todettua, Snowpark Parra kysyy suoramarkkinointiin nimenomaisen luvan, jonka voi myös milloin tahansa peruuttaa ilmoittamalla siitä yrityksen sähköpostiosoitteeseen info@parra.fi.
Asiakkaalla on oikeus siirtää antamansa tiedot toiseen järjestelmään.
Koska Snowpark Parran on varmistuttava siitä, että asiakas on juuri se henkilö, jonka omista tai huollettavan henkilötiedoista on kyse, on yllä mainittuihin oikeuksiin liittyvä pyyntö tehtävä kirjallisesti ja allekirjoitettuna.
Pyynnön voi lähettää paperilla os. Snowpark Parra, Luovantie 700, 64700 Teuva, tai ottamalla kuva allekirjoitetusta pyynnöstä ja lähettämällä se os. info@parra.fi. Asiakkaan on lisäksi valmistauduttava osoittamaan henkilöllisyytensä erikseen sovittavalla tavalla, esimerkiksi kuvalla henkilökortista.
Snowpark Parran Johku-kaupan (verkkokauppa ja kassa) asiakasrekisterin osalta asiakas voi itse tarkistaa ja oikaista tietojaan maksuttoman Oma Johku -palvelun kautta. Tilauksen vahvistusviestit sisältävät linkin Oma Johku -palveluun, mutta sinne voi myös kirjautua osoitteessa johku.com/customer.
Oma Johku -palvelu sisältää myös mahdollisuuden päättää Oma Johku -sopimus ja poistaa tiedot Oma Johkusta. Jos sopimuksen päättää, tietojen korjaukset ja poistamiset on sen jälkeen tehtävä edempänä kuvatulla tavalla eli kirjallisella, allekirjoitetulla pyynnöllä.
8. MITKÄ OVAT OIKEUTESI, JOS SNOWPARK PARRA EI NOUDATA TIETOSUOJASÄÄNTELYÄ?
Asiakkaalla, jonka omia tai huollettavan henkilötietoja on kerätty, on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että Snowpark Parra ei ole noudattanut toiminnassaan sovellettavaa tietosuojasääntelyä.
9. KÄYTETÄÄNKÖ SNOWPARK PARRAN SÄHKÖISISSÄ PALVELUISSA EVÄSTEITÄ? MITÄ EVÄSTEET OVAT?
Snowpark Parran verkkosivusto ja verkkokauppa käyttävät evästeitä (cookies).
Sivustot lähettävät selaimelle pienen tiedoston, joka tallentuu tietokoneen kovalevylle. Käytössä on sekä (väliaikaisia) istuntotunnus-evästeitä, jotka sulkeutuvat, kun suljet Internet-selaimen, että pysyviä evästeitä, jotka tallentuvat tietokoneen kovalevylle.
Evästeen tarkoituksena on parantaa käyttökokemusta sivustolla. Evästeiden avulla voidaan seurata ja tarkastella käyttäjän mielenkiinnon kohteita ja vaikuttaa tätä kautta palvelun käytettävyyteen.
Internet-selaimet pääsääntöisesti hyväksyvät evästeet automaattisesti. Tarvittaessa evästeiden käytön voi poistaa selaimen asetuksista, jolloin osa toiminnallisuuksista poistuu.
Mainontaevästeitä voidaan käyttää auttamaan mainoskokemuksen optimointia palvelun käyttäjälle. Jotkut kolmannen osapuolen toimittajat, myös Google, saattavat myös käyttää evästeitä tai verkkojäljitteitä (1 pikselin kuvatiedosto) parantaakseen mainoskokemusta.
10. SISÄLTÄVÄTKÖ EVÄSTEET HENKILÖTIETOJA?
Evästeiden ja verkkojäljitteiden avulla kerätyt tiedot eivät sisällä käyttäjän henkilötietoja. Verkossa suoritettuja toimintoja ei voida sen avulla liittää tiettyyn henkilöön.
11. YHTEYSTIEDOT
SNOWPARK PARRA
(VAPAA-AJANKESKUS PARRA OY)
Sähköposti: info@parra.fi
Puhelin: 040 843 4247
Postiosoite: Luovantie 700, 64700 Teuva
Y-tunnus: 0761616-6